Wat planners doen als spoedorders de routeplanning verstoren
Als je planners vraagt hoe ze spoedorders afhandelen, krijg je geen eenduidig antwoord. De ene planner belt op gevoel een chauffeur waarvan hij vermoedt dat die toevallig in de buurt zit. "Kun jij dit even meepakken?" En dan mag de chauffeur zelf uitzoeken hoe hij het in zijn route inpast, op basis van geheugen en ervaring, zonder dat de planning er ook maar iets van weet.
Een ander schrijft met de hand een routenummer op een pakbon en hoopt dat het goedkomt. Soms gaat er een appje de chauffeursgroep in: wie zit er in de buurt van dit adres? Soms gaat er een aparte rit uit, een lege bus met een chauffeur voor één order. Hartstikke duur, maar het is wel zeker dat het aankomt.
En als dat allemaal niet lukt, belandt de order gewoon op de stapel voor de volgende dag. En moet de klant wachten.
Wat al deze varianten gemeen hebben: niemand legt het vast. Er is geen data. Niemand in het bedrijf weet precies hoe vaak het voorkomt, wat het kost en wat het betekent voor de klanten die ondertussen wachten.
Waarom de echte kosten van spoedorders onzichtbaar zijn
Als je vraagt wat een handmatige spoedorder kost, krijg je geen antwoord. Omdat de kosten in zoveel onderdelen van het proces verstopt zitten dat ze lastig te identificeren zijn.
De zichtbare kosten zijn nog te overzien: een aparte bus, een chauffeur, brandstof voor één rit. Duur, maar in ieder geval herkenbaar. De onzichtbare kosten zijn groter: de planner die uit zijn werk wordt getrokken om te bellen, te overleggen en te herplannen. De chauffeur die een omweg maakt. En wat misschien nog het meest kost: de andere stops op die route die daardoor later worden aangedaan. En de frustratie van een klant die netjes op een afgesproken tijdstip wachtte, en zijn order nu toch later krijgt.
Die spoedorder voor één klant stelt stiekem het vertrouwen van een andere klant op de proef. En dat vertrouwen is precies waar de hele relatie op draait.
Bij welke groothandels spelen spoedorders het meest?
Bijna elk bedrijf werkt met cut-off tijden, maar vaste klanten geef je toch altijd een kans om tot een laat tijdstip een order door te geven. Want je wil ze niet laten zitten. Daarnaast geldt dat hoe korter de tijd tussen bestellen en leveren, hoe vaker spoedorders voorkomen. En hoe hoger de druk bij de klant, hoe groter het probleem als de levering uitloopt.
Het meest duidelijke voorbeeld zijn automobielgrossiers die garagisten beleveren. Een auto staat op de brug, de monteur mist een onderdeel. Die auto moet om 13.30 uur weg. En op het moment dat het onderdeel er niet is, loopt de schade meteen op. Een bezette brug, een wachtende klant, soms zelfs demontage en herinstallatie achteraf. Uren die niemand betaalt, maar die de garage wel kwalijk neemt aan de leverancier die niet op tijd leverde.
Klantvoorbeeld: PlusParts
PlusParts is hier een goed voorbeeld van. Met de groei van het bedrijf werd duidelijk dat automatisering noodzakelijk was. RouteLogic bood precies wat PlusParts nodig had: een dynamisch planningssysteem dat rekening houdt met capaciteit, routes en leverprioriteiten.
De impact was direct zichtbaar. Waar planners vroeger werkten met kaarten en aannames, worden routes nu automatisch samengesteld op basis van actuele gegevens. Binnen tien minuten staat een complete dagplanning klaar.
Eric Loykens van PlusParts zegt hierover: "We waren eerst anderhalf uur bezig met plannen. Nu duurt het 5 minuten, en klopt alles." Ook het laadproces werd slimmer ingericht. Doordat routes vooraf logisch zijn opgebouwd, kunnen chauffeurs hun voertuigen in losvolgorde laden. Dat bespaart tijd bij levering en voorkomt fouten onderweg.
Lees hier de PlusParts case
In de bouw en installatietechniek speelt hetzelfde. Werk dat stilstaat terwijl een aannemer wacht op materiaal. Wie één keer per dag rijdt, heeft hier af en toe mee te maken. Wie vijf of zes ritten per dag rijdt, heeft er meerdere keren per dag mee te maken. Dan is het geen uitzondering meer, maar een structureel onderdeel van de bezorgoperatie.
Dynamic Dispatch: anders dan slechts een order toevoegen aan je routeplanning
Een spoedorder toevoegen aan een bestaande planning kan bijna elk systeem. Het probleem zit daarna. Zodra je een order ergens inschuift, verandert de route van dat voertuig. Als dat voertuig al geladen staat, klopt de laadvolgorde niet meer. En als het systeem de hele planning opnieuw berekent, kan de order zomaar van bus 1 naar bus 3 gaan, en van bus 3 naar bus 8. Voertuigen die al geladen zijn, moeten dan voor een deel worden uitgeladen. De operatie gaat op de schop en het voordeel van snelheid is weg.
Met Dynamic Dispatch voeg je die spoedorder toe aan de lopende planning, zonder dat bestaande toewijzingen veranderen. Het neemt de geladen werkelijkheid als startpunt: welke bus staat waar, wat zit er al in, welke stops staan er nog open, en welke tijdsafspraken zijn er al gemaakt? Vanuit die informatie zoekt het systeem in seconden de best passende plek voor de nieuwe order. Bij het voertuig dat het meest logisch past op basis van route en resterende capaciteit. Zonder de rest aan te raken.
Bestaande routes staan in principe op slot. Alleen wat echt moet veranderen, verandert. De spoedorder komt erbij zonder dat iedereen opnieuw door de molen hoeft. En er zit ook geen maximum aan. Je kunt op meerdere momenten in de dag nieuwe orders toevoegen, telkens op basis van de actuele situatie, telkens zonder de planning van de andere voertuigen te verstoren.
Foutloos laden: de volgende stap in routeplanning
Als de planning klopt en de spoedorder er netjes bij zit, is de volgende uitdaging ervoor te zorgen dat de chauffeur ook daadwerkelijk de juiste order meeneemt.
Op het moment dat er een spoed wordt ingepland terwijl een chauffeur al klaarstaat om te vertrekken, moet hij dat weten vóórdat hij de weg op gaat. Een melding in de app: er wordt nog een order voor je gepikt, je kunt pas starten als je die hebt afgevinkt. Simpel, maar het voorkomt dat hij wegrijdt terwijl het warehouse nog bezig is met die last-minute pick.
Diezelfde controle werkt ook aan de andere kant. Bij het laden checkt de chauffeur of alle juiste onderdelen aanwezig zijn. Bij de klant legt hij de aflevering vast. Op die manier sluit je de loop volledig: je weet wat er is ingeladen, en je weet wat er daadwerkelijk is afgeleverd. First-time-right is niet alleen een planningsvraagstuk, maar ook een kwestie van controle op de juiste momenten in het proces.
Gewoon werken, ook als het druk is
Spoedorders zijn niet te voorkomen. Zeker niet bij groothandels die vaste klanten bedienen in branches waar stilstand direct geld kost. De vraag is niet óf er spoedorders komen, maar hoe de operatie ermee omgaat.
De groothandels die dit het best geregeld hebben, vallen op doordat er geen workaround nodig is. De order komt binnen, wordt automatisch ingepast, de chauffeur krijgt een melding, en de route klopt nog steeds. Dat is gewoon werken. Ook als het druk is.
Dynamic Dispatch voor jouw routeplanning?
Wil je zien hoe Dynamic Dispatch werkt in jouw bezorgoperatie? Neem dan contact met ons op, dan rekenen we het gewoon met je door op basis van jouw situatie.
