Wat kost het mijn planner aan tijd?

Minder dan je denkt. RouteLogic is zo gebouwd dat je direct na het aanmaken van een account aan de slag kunt. Voertuig toevoegen, opdrachten invoeren, routes plannen. Geen complexe handleiding, geen meerdaagse training.

In de praktijk begrijpt een planner in een uur hoe RouteLogic in elkaar zit. Een dag is genoeg om de basis te snappen. En na een week is hij er vertrouwd mee, dat geldt zelfs voor planners die niet zo technisch zijn. We zien regelmatig mensen die richting het einde van hun werkcarrière zitten en het systeem gewoon oppikken, omdat het intuïtief is opgezet.

Hoe lang duurt het voordat we live kunnen gaan?

In principe kun je direct starten zodra het account is aangemaakt. Hoe lang het hele implementatietraject duurt hangt sterk af van je situatie: het aantal locaties, voertuigen en mensen dat erbij betrokken is.

Ons advies is om niet alles tegelijk te willen. Start met één of twee locaties, of een deel van je vloot. Met die aanpak ben je binnen enkele dagen live, ook als je een grotere organisatie hebt. Als je probeert alle locaties tegelijk over te zetten met een directe ERP-integratie én klantnotificaties én alle add-ons, loopt het project bijna altijd uit.

Kunnen we ons huidige systeem blijven draaien terwijl we overstappen?

Volledig parallel draaien raden we af omdat het je planner dubbel werk geeft en weerstand creëert in plaats van vertrouwen. Schaduwdraaien klinkt veilig, maar in de praktijk betekent het dat je planner dubbel werk heeft. De bestaande planning neemt zijn dag in beslag, en het nieuwe systeem komt daar bovenop.

Wat wij adviseren: start voor een afgebakend deel van je vloot of één locatie volledig met RouteLogic. Voor de rest houd je je huidige aanpak tijdelijk aan. Niet gelijktijdig, maar gescheiden. Zo test je echt, bouw je vertrouwen op, en rol je daarna stap voor stap uit.

Welke data moet op orde zijn voordat we kunnen starten?

Om routes te plannen heb je in de basis alleen een bezorgadres en een leverdatum nodig. Heb je tijdafspraken met klanten, dan is het handig die ook mee te geven, zodat RouteLogic daar rekening mee houdt. En als je klanten wilt informeren over de levering, heb je een e-mailadres of telefoonnummer nodig. Maar dat hoeft niet vanaf dag één.

Veel bedrijven starten met imperfecte data en vullen die gaandeweg aan. Dat is ook hoe je leert wat er ontbreekt.

Hoe ziet de begeleiding tijdens de implementatie eruit?

Je krijgt een vast aanspreekpunt vanuit RouteLogic. Geen ticketsysteem, geen wachtrij. Diezelfde persoon begeleidt het hele team dat erbij betrokken is: planner, chauffeurs, degene die de data aanlevert. Die zorgt ervoor dat de planning klopt voordat je live gaat.

Na de onboarding stopt de ondersteuning niet. Vragen stellen over het gebruik hoort erbij en ook dan staan we voor je klaar. In de beginperiode is er wat meer contact omdat alles nieuw is. Naarmate je vertrouwder raakt met het systeem neemt dat af. We houden structureel contact om te checken of je het maximale uit RouteLogic haalt.

Wat voegt het systeem toe wat een ervaren planner niet al weet?

Een goede planner heeft waardevolle kennis. Maar die kennis zit in zijn hoofd, niet in een systeem. Als hij uitvalt, op vakantie gaat of vertrekt, is die kennis weg. Dat maakt je organisatie kwetsbaar op een manier die je pas voelt als het misgaat.

RouteLogic legt die kennis vast en maakt hem overdraagbaar. Tegelijk neemt het de uitvoerende kant van het plannen over: het berekenen van de optimale route voor 200 adressen verdeeld over 12 voertuigen, rekening houdend met laadvolgorde, capaciteit en tijdafspraken.

Dat doet een mens niet in één druk op de knop, RouteLogic wel. De planner houdt daardoor tijd over voor de dingen die hij beter kan dan software: klantcontact, uitzonderingen, strategische keuzes.

Hoe lang heeft een planner nodig om het systeem te leren?

In een uur begrijpt een planner hoe RouteLogic in elkaar steekt. Een dag is genoeg voor de basis. Na een week is hij er vertrouwd mee. Het is geen ERP of CRM-pakket met een steile leercurve. Als iemand nu met een spreadsheet of een kaart werkt, is RouteLogic zelfs makkelijker in gebruik.

Kan de planner handmatig ingrijpen als hij het beter weet?

Ja, dat kan altijd. RouteLogic maakt een voorstel op basis van de parameters die je meegeeft. Dat voorstel is het vertrekpunt, maar de planner kan stops toevoegen, opdrachten tussen voertuigen verplaatsen, de volgorde binnen een route wijzigen. Alles is aanpasbaar.

Eén aandachtspunt: als je elke dag dezelfde handmatige correctie maakt, is dat een signaal dat de onderliggende data beter kan. Een klant die altijd in de ochtend wordt gepland terwijl de tijdsafspraak eigenlijk 's middags is. Dat los je niet op door hem dagelijks te verslepen, maar door die afspraak goed vast te leggen in je systeem.

Wat als de planner twijfels heeft over het nieuwe systeem?

Het kan natuurlijk zo zijn dat een planner terugvalt op zijn oude manier van werken. Ga daarom in de voorbereiding in gesprek met je planner en vraag wat hij als knelpunt ervaart in zijn dagelijkse werk. Als hij zelf benoemt dat de planning elke ochtend te lang duurt, of dat hij het overzicht kwijtraakt als er een spoedorder tussendoor komt, zegt hij eigenlijk zelf dat hij dit nodig heeft.

Tijdens de onboarding vergelijken we nieuwe routes altijd met de bestaande situatie, zodat de planner kan zien dat de uitkomst klopt. Dat is het moment om vertrouwen op te bouwen.

Onze chauffeurs zijn niet zo handig met telefoons. Werkt de app ook voor hen?

Ja. De RouteLogic chauffeursapp is gebouwd om intuïtief te zijn. Chauffeurs zien hun route, kunnen stops afvinken en hebben alles wat ze nodig hebben op één scherm. We houden het bewust eenvoudig, juist omdat de app door mensen wordt gebruikt die niet de hele dag achter een computer zitten.

Praktisch advies: geef chauffeurs een zakelijke telefoon vanuit het bedrijf. Dat voorkomt gedoe met AVG, privacyvraagstukken en apparaten die niet up-to-date zijn. Het is ook makkelijker voor jou: alle apparaten zijn hetzelfde, alles werkt altijd.

Moeten chauffeurs een eigen telefoon gebruiken?

Dat kan, maar we raden het af. Privacyvraagstukken spelen dan direct een rol, en je hebt te maken met verschillende apparaten en versies van verschillende besturingssystemen. De ene chauffeur heeft een Android-toestel van twee jaar oud, de ander een iPhone. Dat geeft bij de ene wel een probleem dat bij de ander niet speelt. Een zakelijke telefoon per chauffeur geeft overzicht en maakt je leven makkelijker.

Bijkomend voordeel: de RouteLogic-app heeft een ingebouwde barcodescanner. Je hebt geen apart scanapparaat nodig voor het inscannen bij laden of afleveren. Dat scheelt een investering die je anders toch zou moeten doen.

Zien chauffeurs de app als controle op hen?

Dat hoor je soms, ja. Het is een terechte zorg om serieus te nemen. Maar het is geen technisch vraagstuk, het is een vertrouwensvraagstuk. In veel voertuigen zit al een track-and-trace kastje dat de positie registreert. De app voegt daar weinig aan toe voor wie al wordt gevolgd.

Het gesprek dat je wilt voeren gaat dan niet over de app, maar over hoe jullie samenwerken en welk vertrouwen je in elkaar hebt. Als chauffeurs het gevoel hebben dat ze worden gevolgd om ze te controleren, los je dat niet op met een andere app.

Hoe weet je of chauffeurs de geplande route rijden?

In RouteLogic zie je op de kaart waar elke chauffeur is en of hij afwijkt van de geplande route. Maar afwijken is niet per definitie verkeerd. Chauffeurs hebben lokale kennis. Ze weten welke weg overdag vast staat, waar een brug open gaat, welke straat te smal is voor hun bus. Als zij een snellere route weten, is dat prima.

Wijkt een chauffeur structureel sterk van de geplande routes af, dan is dat reden voor een gesprek. Maar dat gesprek gaat dan over de route, niet over het systeem.

Werkt de app ook als er geen bereik is?

De routeplanning chauffeursapp heeft een actieve verbinding nodig voor live updates en tracking. Bij tijdelijk verlies van bereik, in een tunnel of een industrieterrein met slechte ontvangst, blijft de app zichtbaar en kan de chauffeur verder werken. Zodra het bereik terugkomt, synchroniseert alles automatisch.

Wat zien klanten precies in de notificatie van de bezorgplanning software?

Klanten ontvangen een e-mail of sms op het moment dat de planning is gemaakt, eventueel op de dag zelf en bij de start van de route. In dat bericht staat een link naar de track-and-trace pagina. Daar zien ze de verwachte aankomsttijd, eventueel de naam en foto van de chauffeur, wat er wordt geleverd en hoeveel stops er nog voor hen zijn. De locatie van de chauffeur is live bij te houden. Als hij door file later komt, schuift de aankomsttijd automatisch op. Welke informatie je deelt is volledig instelbaar. Je kiest zelf wat klanten zien.

Kunnen we de notificaties aanpassen aan onze eigen huisstijl?

Ja. Eigen logo, eigen kleuren, eigen taal. De berichten gaan uit onder jouw naam, niet onder de naam van RouteLogic.

Wat als de aankomsttijd niet klopt doordat er vertraging is?

De track-and-trace pagina werkt dynamisch. Als een chauffeur later komt dan gepland, past de verwachte aankomsttijd zich automatisch aan. Klanten zien dat zelf, zonder dat ze hoeven te bellen. Dat is ook precies waarom het aantal inkomende vragen daalt zodra je klantnotificaties aanzet.

Hoe lang duurt het bouwen van een koppeling met ons ERP of WMS?

Een routeplanning ERP koppeling duurt gemiddeld 3-5 werkdagen als de voorbereiding goed is gedaan. Wat het verschil maakt: wij organiseren altijd een eerste meeting met jou en je integratiepartner samen. In die meeting leggen we voor welke opties er zijn, zodat de integratiepartner niet halverwege het traject nog met vragen zit.

Zonder die voorbereiding zien we dat integraties week na week uitlopen, omdat er steeds nieuwe keuzes worden teruggelegd bij de klant. Met een goed begin is de ontwikkeltijd die gepland is ook echt de tijd die het kost.

Lees ook: Hoe RouteLogic en partner BizBloqs samenwerken om de planningsdruk bij Sanitairkamer te verlagen

Wat kost een integratie met mijn ERP of WMS?

Dat is maatwerk. Reken op circa 40 uur werk bij een integratiepartner voor een standaard koppeling. Ongeveer de helft van de velden die RouteLogic nodig heeft zijn volledig standaard: naam, adres, e-mail, telefoonnummer. Dat gaat zo van je bronsysteem naar RouteLogic.

Dan is er een deel van de velden waarbij je kunt kiezen: wil je tijdafspraken meegeven, wil je orders samenvoegen bij dezelfde klant op dezelfde dag? En een klein deel vraagt soms een berekening, bijvoorbeeld als je capaciteit wil uitdrukken in gewicht op basis van het aantal producten in een order. Die keuzes bepalen mede hoeveel werk het is.

Moeten we meteen een maatwerkintegratie bouwen?

Nee. Verreweg de meeste bedrijven starten met een Excel-import: orders exporteren uit je ERP of WMS en deze importeren in RouteLogic. Dat kost wat handmatig werk, maar het heeft één groot voordeel: je leert RouteLogic kennen en je leert je eigen data kennen. Je ziet hoe orders binnenkomen, wat er goed is en wat je anders wilt hebben.

Op basis van die ervaring bouw je daarna een betere integratie dan je bij de start had kunnen bedenken. De integratie komt bijna altijd in de tweede fase. Dat is ook ons advies.