De eigen bezorging is vaak precies wat je groot heeft gemaakt: sneller dan een externe vervoerder, persoonlijker, met direct contact tussen chauffeur en klant. Maar diezelfde operatie bereikt bij een bepaalde schaalgrootte een plafond. En dat plafond kondigt zich aan. Wie de signalen herkent, kan ingrijpen voor de boel echt vastloopt.
Hoe geautomatiseerde routeplanning je bezorgprobleem oplost
De meest gebruikte reactie op een overvolle bezorgoperatie is uitbreiden. Een extra chauffeur erbij, een extra bestelbus of een collega die de planner tijdelijk ondersteunt.
Maar als de planning zelf inefficiënt is, wordt een extra voertuig ook inefficiënt ingezet. Routes die je met betere software had kunnen samenvoegen, rijden nu als twee aparte ritten. De kosten stijgen maar de efficiëntie niet. En bij de volgende groeifase herhaal je hetzelfde.
Dat is kostbaar. Zeker in een markt waar personeel schaars is, van chauffeurs tot planners. En het is onnodig: de bottleneck zit nu niet in de capaciteit maar in de planning. Wie de planning schaalbaar maakt, haalt meer uit dezelfde vloot zonder dat de personele kosten evenredig meestijgen.
Dat is precies wat Plusparts, The Nutriment Company en Building Brands Together hebben gedaan. Op verschillende manieren, in verschillende branches. Maar met dezelfde conclusie.
Signaal 1: routeplanning kost je groothandel elke dag meer tijd dan een jaar eerder
Het eerste signaal is het meest sluipende. De planning duurt niet ineens twee uur. Ze duurt tien minuten langer dan vorig jaar. Dan nog tien minuten. Dan begint de vaste planner eerder, omdat hij weet dat het anders niet lukt.
En als hij er een dag niet is? Dan neemt een collega het over en is het anderhalf uur werk in plaats van drie kwartier. Met meer kans op fouten, in de rijvolgorde, in de laadvolgorde, in de tijdvensters van klanten die al weten wanneer iemand voor de deur staat.
Plusparts kende dit van binnenuit. Met meer dan acht miljoen onderdeelnummers en 6-8 routes per dag werkte het planningsteam dagelijks met een stapel pakbonnen, gesorteerd op postcode. En een kaart waarop ze de meest logische route probeerden uit te tekenen. Dat kostte gemiddeld 1-1,5 uur per dag, inclusief de nodige foutjes.
"We wilden een systeem dat voor ons kon denken," zegt Eric-Jan Loykens, directeur groothandel bij Plusparts. "Want handmatig plannen leverde te vaak fouten op."
The Nutriment Company herkended hetzelfde. Met 8 chauffeurs op de weg elke dag werd de routeplanning steeds complexer. Onduidelijke rijvolgorde, hogere foutmarges in picklijsten, te veel handmatig werk. Het was geen grote crisis, maar gewoon elke dag iets meer werk dan de dag ervoor.
Na de implementatie van RouteLogic bij Plusparts was de planning klaar in 10 minuten, en foutloos. Bij The Nutriment Company veranderde de toon in de operatie merkbaar. "Onze chauffeurs weten precies waar ze aan toe zijn," zegt Sam van der Beek. "Het systeem werkt simpelweg slimmer dan wij zelf konden. Dat geeft niet alleen rust, maar ook snelheid."
Signaal 2: méér capaciteit maar efficiëntie stijgt niet mee
Op drukke dagen zetten veel groothandels extra capaciteit in. Dat is natuurlijk een logische reflex. Maar als de planning niet meeschaalt, werkt dat extra voertuig ook suboptimaal.
Plusparts zag dit concreet terug in hun routes. Vóór RouteLogic reden voertuigen op drukke dagen 12 routes. Routes die deels overlapten, deels inefficiënt waren ingedeeld. Na de automatisering daalde het aantal routes naar 8-9. Tegelijkertijd steeg het aantal stops in twee jaar tijd met 20%. Minder voertuigen, meer leveringen. Dezelfde vloot, maar beter benut.
Dat is het verschil tussen groei die je kosten ophoogt en groei die je operatie efficiënter maakt. Loykens legt het nuchter uit: "Met meer stops konden we minder auto's laten rijden. Dat heeft een enorm voordeel opgeleverd."
Op drukke vrijdagen, als er een extra chauffeur wordt ingezet, verdeelt RouteLogic de routes automatisch opnieuw. Elke chauffeur krijgt een uitgebalanceerde route. Geen handmatig puzzelen, geen ongelijke verdeling, geen overbelasting aan de ene kant en lege ritten aan de andere.
"Ik zou RouteLogic 100% aanraden. Wij zijn van 12 routes naar 8-9 routes gegaan terwijl het aantal stops met 20% toenam. Dat heeft een enorm voordeel opgeleverd."
Eric-Jan Loykens, directeur groothandel Plusparts
Signaal 3: kennis zit in één hoofd en dat maakt kwetsbaar
Elke ochtend waarop de planner de operatie uitdenkt op basis van ervaring, gewoontes en ongeschreven regels, groeit de afhankelijkheid. Niet van systemen of processen, maar van die ene persoon. Dit is het meest onderschatte signaal en ook het gevaarlijkste. Want dan verloopt de planning soepel zolang die persoon er is. Maar wat als hij of zij op vakantie is, ziek wordt of erger: plotseling vertrekt?
Bij Building Brands Together verzorgde de handmatige planning de routes voor merchandising door heel Nederland, voor merken als GreenMouse die displays onderhouden in honderden winkels. Met een toename in merken en winkels werd de planning steeds complexer. "Vooral het plannen zelf slokte enorm veel tijd op," zegt Marcel van Amen, managing director bij VaKaGroup. "En als het druk werd, moest je continu schakelen zonder dat je echt het totaaloverzicht had."
Dat is de beschrijving van een systeem dat draait op de kennis en energie van één of twee mensen. Zolang die mensen er zijn, werkt het. Maar het is geen fundament voor verdere groei. Het is een plafond.
Na RouteLogic plant Jeffrey Schokkenbroek van Building Brands Together álle voertuigen in 30 minuten. Chauffeurs krijgen 's ochtends een helder overzicht met adressen voor de hele dag, in een volgorde die RouteLogic heeft uitgerekend op basis van reistijd en efficiëntie. "Je ziet meteen waar de aandacht nodig is," zegt Van Amen. "Daardoor blijf je rustiger en kun je sneller schakelen als er iets verandert." De kennis zit niet meer in één hoofd. Die zit in het systeem.
Bezorgoperatie schalen zonder stijging van personele kosten
Wat deze drie praktijkvoorbeelden van groothandels gemeen hebben is niet de branche of het assortiment. Het is het beslismoment: de erkenning dat de planning moest meegroeien met de operatie.
In een markt waar chauffeurs schaars zijn en goede planners net zo, is efficiëntiewinst in de planning direct concurrentievoordeel. Dezelfde mensen doen méér. Dezelfde voertuigen rijden meer stops. Bovendien zijn er minder fouten en minder telefoontjes naar de klantenservice waar de levering blijft.
Plusparts rijdt nu minder routes dan twee jaar geleden, terwijl het aantal stops met 20% steeg. The Nutriment Company heeft chauffeurs die precies weten wat ze moeten doen, in welke volgorde en zonder twijfel. Building Brands Together plant een volledige dagplanning voor álle voertuigen in the tijd die vroeger voor 5 voertuigen nodig was.
Geen van deze bedrijven deed dat door meer mensen aan te nemen. Ze deden het door de planning te automatiseren.
Groothandel groei remt als de routeplanning niet meegroeit
De groothandels die zelf blijven bezorgen en blijven groeien, hebben één ding gemeen: ze grepen op tijd in. Voordat de planner de bottleneck werd en voordat de klant het merkte.
De drie signalen zijn herkenbaar en ze komen eerder dan je verwacht. Ook zijn ze oplosbaar, niet door meer in te zetten, maar door slimmer te plannen.
Dynamische routeoptimalisatie software voor jouw bedrijf?
Wil je ook ontdekken wat dynamische routeoptimalisatie jouw groothandel kan opleveren? Neem dan contact met ons op voor een pilot afgestemd op jouw operatie!
